Externalización de Nómina, Qué Es y Ventajas [+TIPS]

¿Eres una empresa y estás pensando en realizar la externalización de nómina o buscas mejorar su gestión? ¿No lo haces por desconocimiento de sus características y beneficios? ¡Estás en el sitio correcto! La externalización de la nómina es una práctica que se está volviendo cada vez más popular en las empresas. Además, es solo uno de los numerosos deberes que cualquier empresa debe completar para mantener el máximo rendimiento. En esta guía vamos a explicar todos los detalles sobre la externalización de nómina.

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Hasta hace poco, la gestoría tradicional servía como herramienta principal para la gestión de nóminas ( también la solución más primitiva) y la idea de contar con este servicio era externalizar la nómina de todos los empleados. La situación actual es un poco diferente: los departamentos de recursos humanos se han dado cuenta de la necesidad de digitalizar todas las tareas que consumen mucho tiempo y que realizan a diario.

Ya no se trata tanto de externalizar la nómina, sino de automatizar todo este proceso que permitirá a los departamentos de recursos humanos mantener el control y eliminar esta preocupación. A continuación, te contamos de que se trata la externalización de nómina y sus beneficios.

Qué es la externalización de nómina

Este tipo de servicio, también denominado outsourcing de nómina, consiste en la externalización de la gestión de la nómina y de los recursos humanos. Debido a las diversas soluciones informáticas para la administración empresarial que existen en la actualidad, que permiten la automatización de los procesos y la disminución del costo de las operaciones de gestión, esta práctica está muy extendida.

Como resultado, algunas empresas cuentan con plataformas y equipos con conocimientos especializados en la gestión de procesos de recursos humanos que asumen la supervisión del sistema de confección de nómina, ahorrando dinero al negocio al evitar la necesidad de invertir en un área de gestión con un enfoque único en la nómina.

La externalización de nómina es significativamente menos costosa que hacer una inversión y mantener una estructura de costos específica para la gestión de recursos humanos. Al mismo tiempo, se mejora el rendimiento de dicha gestión, incluido el procesamiento de nóminas, la mejora de procesos y la disminución de la cantidad de tiempo y errores necesarios para completar la tarea.

Cómo funciona la externalización de nómina

Es útil revisar cómo funciona el outsourcing de nómina después de haber visto de qué se trata. No olvides que la empresa externa se encarga de algo más que los trámites salariales. En cambio, también se encarga de los problemas fiscales y legales que se deriven de lo anterior. La operación de esta modalidad requiere una comunicación frecuente y cercana con la empresa externa. En este sentido, la información sobre los empleados —su tipo de contrato, su jornada laboral mensual, etc.— constituye la base.

La empresa necesita tener toda la información requerida para calcular la nómina como primer paso. El proceso de gestión y pago comienza después de eso. Cuando se han especificado las sumas adecuadas, los ingresos comienzan a generarse. Pero, más allá de esto, existen circunstancias excepcionales que condicionan el funcionamiento de una externalización de nómina:

  • Liquidaciones adicionales por horas extra o finiquitos.
  • Contribuciones a seguros o planes de pensiones.
  • Regímenes fiscales diferentes para trabajadores externos.

Cuáles son los beneficios de la externalización de nómina

Utilizar un servicio completo de gestión de procesos de nómina tiene numerosos beneficios en varias áreas. Los beneficios de este modelo también se pueden ver desde una perspectiva legal y jurídica porque brinda la oportunidad de cumplir con los requisitos legales vigentes y asumir la responsabilidad de manejar situaciones conflictivas que puedan surgir durante la actividad. Por lo tanto, las operaciones en la gestión están aseguradas. A continuación, desarrollamos las ventajas más significativas de adquirir un servicio de outsourcing de nóminas.

#1 Nóminas automatizadas

Podrás reducir el tiempo dedicado a la emisión y control de nóminas gracias a la automatización de las tareas de gestión. Esto permite aumentar la productividad y agilizar el procedimiento.

#2 Asesoramiento especializado

Un grupo de expertos especialistas en gestión de recursos humanos está a cargo del sistema de nómina. Como resultado, se pueden realizar consultas y obtener notificaciones sobre cambios en los requisitos legales.

#3 Reducción de errores y seguridad en las comunicaciones

Estos servicios de administración de nómina minimizan la participación humana y protegen contra errores de ingreso de datos. En esta nota se facilita la comunicación con la administración pública y se asegura la calidad del cálculo.

#4 Control y seguimiento de proceso

El monitoreo de procesos en tiempo real y la recopilación de información son posibles gracias a las funciones de filtrado e informes del software de gestión. Como resultado, hay un acceso más flexible a la información.

#5 Personalización del sistema

Sin tener que interferir con las operaciones de la empresa, el sistema puede modificarse para satisfacer las necesidades de la organización. Como resultado, puede modificarse para adaptarse a las pautas operativas de la empresa que se establecieron previamente.

Cuándo hacer la externalización de nómina

La externalización de nóminas se lleva a cabo cuando es necesario. No es cierto decir que se lleva a cabo de manera consistente en todas las empresas, como seguir exactamente una receta. En realidad, es una táctica utilizada en ciertas situaciones como las que se enumeran a continuación:

  • Contratos puntuales en grandes cantidades: Las empresas ocasionalmente requieren de una cantidad extra de personal. Para cubrir la contingencia, solo entonces se puede contratar un servicio de outsourcing de nómina.
  • Cuando hay muchos empleados: Es preferible contratar outsourcing de nómina si una empresa se expande en cuanto a su capacidad de recurso humano. Esto permitirá manejar todas las obligaciones de pago sin obstruir la administración.
  • Pagos heterogéneos: Las nóminas de algunas empresas difieren entre sí. Por ejemplo, cuando los roles y ocupaciones son variados. Además, ante una serie de opciones de pago semanales o mensuales. Esta variedad la maneja mejor un outsourcing de nóminas.
  • Departamento administrativo especializado: Existe un departamento de administración en las organizaciones que brindan servicios bancarios, de construcción o de farmacia, y está muy especializado en sus funciones. Como resultado, no pueden procesar la nómina a través de ese departamento.
  • Urgencia en pagos: Ocurre cuando una empresa acumula muchas obligaciones para pagar a los trabajadores contratados. Para agilizar los procesos a medida que se acerca la fecha límite de los desembolsos, es preferible externalizar la nómina.
  • Liquidaciones y cierres: Cuando una empresa decide dejar de operar, debe liquidar su plantilla. Junto con las dificultades habituales que surgen en situaciones como esta, estos pagos deben realizarse lo antes posible.

De todo lo anterior, puedes deducir que la externalización de nóminas en realidad es una ayuda. Si una empresa es muy grande, esta externalización puede ser algo permanente. Sin embargo, ocurre con mayor frecuencia que se considera como algo puntual.

Por qué contratar un servicio de externalización de nóminas

Las empresas que desean reducir su carga de trabajo administrativo a menudo recurren a la externalización de nóminas. No se debe pasar por alto que los pagos de nómina se realizan de manera regular; pueden hacerse semanalmente, quincenalmente o mensualmente, y los cálculos involucrados son complejos.

La gestión de nóminas ocupa una cantidad significativa de tiempo para el equipo de administración de recursos humanos en muchas empresas. Tanto los empleados fijos como los contratados de forma temporal lo utilizan porque es una tarea continua que nunca termina.

La externalización de nóminas se elige con frecuencia como resultado de reducir las tareas administrativas. Dado que estos cálculos consumen mucho tiempo, esta estrategia se usa típicamente en grandes empresas y lugares con muchas nóminas que pagar.

Conclusión: La externalización de nómina es una solución popular

Con todo lo mencionado anteriormente, está claro que la externalización de la nómina es un método popular para reducir la carga administrativa y mejorar la gestión de costes. Tiene beneficios en todos los ámbitos y es fácil de cumplir con los requisitos legales. Ofrece mejoras de rendimiento y agiliza la gestión, lo que lo convierte en una opción práctica para empresas de todos los tamaños.

Si eres una empresa y estás pensando en mejorar los procesos de tu negocio, en WrightRecruiting contamos con un servicio de outsourcing para empresas, ofreciendo una herramienta estratégica que permite aumentar la flexibilidad y adaptarse a un mercado cambiante y cada vez más competitivo. Contacta con nosotros para aumentar la productividad y escalar tu negocio con un outsourcing profesional.

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Publicado por Wright Recruiting

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