¿Te preocupa la constante competitividad de las empresas y los continuos avances tecnológicos? ¿Quieres aumentar tu productividad pero solo tienes tiempo para centrarte en las actividades principales de tu empresa? En los últimos años, el mercado se ha convertido en un entorno más competitivo, con empresas que optan por la externalización, subcontratación o tercerización de ciertos procesos a proveedores especializados para poder centrarse en su actividades principales. Este proceso de delegación de ciertos procesos a otras empresas se llama outsourcing y es una alternativa muy llamativa para los empresarios y emprendedores cuando están buscando reducir sus gastos en operaciones rutinarias o especializadas para producir mayor rentabilidad.
Las empresas al poder contar con proveedores especializados en determinadas áreas relevantes o esenciales para su productividad, esperan de estas que su desempeño sea superior, ofreciendo a la empresa contratante la posibilidad de rendir a un nivel mayor que no habría estado a su alcance de trabajar sola sin ayuda de otros especialistas. Si necesitas aumentar tu productividad y hacer frente a tu competencia más fuerte, el outsourcing puede ser una opción muy acertada. Por eso, te hemos preparado esta guía con todo lo que debes saber sobre el outsourcing y sus principales beneficios.
Índice de contenidos
Qué es y cómo funciona el outsourcing
El outsourcing es un término derivado del inglés, de la combinación de la palabra out (fuera) y source (fuente), y puede traducirse como subcontratación o externalización. Se refiere al proceso mediante el cual una empresa externaliza una parte de su actividad a una empresa ajena con conocimientos y experiencia en la realización de dicha actividad. Tuvo su origen en de la década de 1940 en EE.UU, coincidiendo con la finalización de la segunda guerra mundial, y surgió como una nueva tendencia empresarial que permitía a las empresas reducir su carga de trabajo para enfocarse en sus objetivos estratégicos.
En el outsourcing hay tres partes involucradas, la empresa que contrata los servicios especializados de terceros, la empresa de outsourcing especializada en dichos servicios y que asume las tareas asignadas, y los empleados que realizan el trabajo necesario para cumplir con los servicios contratados o proveer los bienes necesarios. Podemos decir que cuando una empresa hace outsourcing, lo que está haciendo es contratar a una empresa externa a su organización, con un equipo especializado, para que le proporcione algunos de sus servicios o productos.
Tipos de outsourcing para empresas
Las empresas pueden encontrar lo que necesitan en el outsourcing para mejorar su capacidad productiva, pero primero, es necesario determinar qué tipos de outsourcing ofrece el mercado y cuál es el más conveniente para tu tipo de empresa. Hay dos maneras de tipificar el Outsourcing, la primera es con respecto a su finalidad y la segunda según su naturaleza.
Outsourcing según su finalidad
- Outsourcing táctico: Se trata de la externalización de funciones complementarias a la actividad principal de la empresa, es decir, tareas específicas que se delegan por necesidades como la reducción de costes.
- Outsourcing estratégico: Este tipo de externalización busca crear una relación duradera con la empresa subcontratada donde las dos empresas trabajan en conjunto. Consiste en delegar funciones estratégicas para mejorar la calidad o la capacidad de la empresa contratante.
Outsourcing según su naturaleza
- Off-shoring: Consiste en la deslocalización en la cual la empresa subcontratada presta sus servicios a nivel internacional. Es importante que las empresas que contraten los servicios de outsourcing a empresas extranjeras tengan en cuenta los permisos laborales del país y los gastos fiscales.
- In-house: Este tipo de externalización se refiere a los servicios que se llevan a cabo dentro de las instalaciones de la empresa que los haya contratado.
- Off-site: Este tipo de externalización se refiere a los servicios que se llevan a cabo dentro de las instalaciones de la empresa subcontratada que presta los servicios.
- Co-sourcing: Consiste en compartir responsabilidades y riesgos referentes a la prestación de servicios entre la empresa que delega las tareas y la que provee los servicios. Ambas empresas colaboran para alcanzar los objetivos propuestos.
Ventajas del outsourcing para tu empresa
Decidirse por el outsourcing es una buena estrategia empresarial a la hora de delegar recursos y responsabilidades a agentes que te aportarán, además de su fuerza de trabajo, una visión profesional en áreas concretas en las que cuentan con más experiencia. En definitiva, el outsourcing bien implementado supone la mejora del rendimiento global de la empresa, por ello te hemos preparado una lista con las principales ventajas de este proceso de negocio:
#1 Promueve la reducción de costes
Delegar parte del trabajo de producción a otra empresa conduce a una reducción de los costes asociados a las operaciones de la empresa, ya que no tendrás que invertir en capacitación, infraestructura y tecnología, ni contratar personal especializado en tu plantilla. Además, la empresa subcontratada fija los precios de sus servicios, lo que se convierte en un gasto predecible que es más fácil de calcular que al tener un riesgo constante de costes imprevistos, transformando así los costes variables en costes fijos.
#2 Mayor flexibilidad y aumento de la competitividad
El outsourcing permite adaptarte con mayor facilidad a los cambios que se producen en el mercado, externalizando servicios solo cuando los requieras, así como, en caso de ser necesario cambiar de proveedor sin afectar al proceso o la gestión. El resultado final de seguir una estrategia de tercerización es asegurar que la empresa adopte una buena posición estratégica en un mercado competitivo y entorno globalizado, logrando una mayor productividad de forma flexible.
#3 Focalización en actividades principales
El outsourcing te permite enfocarte principalmente en las actividades principales de tu negocio y no gastar en recursos humanos y financieros en otras áreas que no son estratégicas para las operaciones principales de la empresa. Te ayuda a lograr un mejor rendimiento al evitar distracciones innecesarias y concentrar los esfuerzos y recursos en los objetivos principales de la empresa.
#4 Mayores recursos tecnológicos
Algunas actividades requieren del acceso a tecnologías costosas que muchas veces una empresa especializada en otras áreas no puede permitirse. Contratar a proveedores externos permite disponer de tecnologías o equipos más innovadores, de la que en su mayoría solo disponen los competidores más fuertes, por lo tanto sin tener que realizar grandes inversiones te abrirás infinitas posibilidades a mayor escala.
#5 Mayor capacidad de innovación
Al reducir los costes y tiempos de entrega de ciertas actividades, tu empresa dispondrá de más recursos para innovar, y así iniciar nuevos proyectos que puedan posicionarte de forma significativa en el mercado, o incluso introducirte en mercados nuevos. Un equipo que está completamente enfocado en un área de actividad siempre será más receptivo a los cambios del mercado o del entorno, por lo que se optimizarán los procesos internos incrementando la capacidad de innovación.
Cuál es la diferencia entre outsourcing y tercerización
Los términos de tercerización laboral y outsourcing suelen confundirse a menudo, por eso tenemos que entender que el outsourcing es el término en sentido amplío, que significa que una empresa contrata a otra para que le preste determinados servicios. La tercerización es aquella en la que una empresa pone a disposición de la empresa contratante a los trabajadores para que bajo su dirección puedan ejecutar las laborales requeridas, normalmente se realiza con servicios especializados.
Una terciarización eficaz debe establecer expectativas realistas y objetivos claros para impulsar el crecimiento y la innovación de la organización. La contratación inteligente de la terciarización genera grandes beneficios no solo para tu empresa, al disfrutar de un mejor servicio y una gran experiencia de marca, sino también para la empresa subcontratada.
Áreas donde se puede aplicar outsourcing
El outsourcing abarca la mayoría de las áreas de las empresas siendo una solución eficaz para cualquier tipo de organización que tenga alguna carencia o necesidad organizativa, dando la posibilidad de concentrarse en lo que mejor saben hacer. A continuación, te mostramos las áreas más comunes donde se aplica el outsourcing:
#1 Área de recursos humanos
Se considera el área donde ha habido mayor movimiento en los últimos años, ya que es un área estratégico de cualquier tipo de empresa, por lo que dejar que los profesionales se ocupen de ella no solo mejora el resultado final, sino que también acelera el proceso de selección, evaluación y capacitación.
#2 Área de administración o gestión
Las tareas administrativas y de gestión son densas y complejas, por lo que la subcontratación ahorra a las empresas un tiempo valioso. Este área incluye todos los servicios relacionados con el control de acceso al área de trabajo, la seguridad, el personal de limpieza, la traducción de documentos e incluso el registro de datos.
#3 Área de producción
La externalización de estos servicios forma parte de la logística, servicios de IT o servicios auxiliares a la industria de una empresa, son funciones que no son esenciales para el negocio involucradas en la gestión de adquisiciones y proveedores que a menudo son subcontratadas.
#4 Área comercial
La subcontratación en esta área involucra equipos de ventas, marketing y relaciones públicas, hoy en día muchas empresas recurren a la externalización en este campo, ya que la era digital y en general todo el mercado se desarrollan a gran velocidad.
Conclusión: El outsourcing es un enfoque estratégico
El outsourcing es una solución y herramienta que permite a muchas empresas, pequeñas o grandes, delegar funciones críticas para mejorar la productividad, aumentar los beneficios y ganar experiencia en áreas de recursos humanos, tecnología o gestión que aún no han explorado. Dependiendo de los objetivos del servicio de outsourcing, una empresa puede obtener muchas ventajas, principalmente si elige un enfoque estratégico, porque crear una relación a largo plazo con una empresa de outsourcing puede suponer muchos beneficios para las dos partes.
Todo empresario o emprendedor debería considerar aprovechar los servicios de outsourcing para delegar funciones específicas en áreas como la de recursos humanos, no solo porque ofrece una innegable ventaja económica o reduce la carga de trabajo, sino también porque lleva a la cooperación con otras empresas pudiendo aprender de ellas y posicionarte en un nivel más alto dentro del mercado.
